Comment choisir son logiciel de caisse en restauration ?

Un bon logiciel de caisse vous permettra à la fois de gagner du temps à la prise de commande et à l'encaissement, de faciliter votre travail quotidien, de fidéliser vos clients et d'avoir un suivi complet de votre activité. Il s'agit donc d'un outil essentiel, qu'il faut choisir avec le plus grand soin. On revient sur 6 points dont il faut tenir compte pour trouver le logiciel le plus adapté à votre établissement de restauration.

Les fonctionnalités indispensables d'un logiciel de caisse

Les solutions les plus complètes et les plus modernes de logiciels d'encaissement sont des outils dématérialisés, qui peuvent être utilisés sur tablettes, smartphones, ordinateurs ou caisse-enregistreuse. Cela permet notamment une prise de commandes simplifiée, un suivi de celles-ci par numéro de table et/ou de siège (pour savoir à qui apporter un plat ou un verre), et un encaissement rapide, via les différents moyens de paiement compatibles avec le logiciel.

Parmi les fonctionnalités indispensables, on notera :

• un plan de table/de salle pour gérer les commandes clients ;


• une communication Salle/Cuisine à la commande, pour une transmission d'informations fluide ;


• la gestion des commandes en ligne / des livraisons ;


• un outil de gestion des réservations ;


• la possibilité de générer des reçus et des notes de frais ;


• un système de comptabilité complet, pour les factures et le fond de caisse ;


• la prise en charge d'un maximum de moyens de paiement ;


• un suivi en temps réel de votre stock ;


• la possibilité de créer des profils utilisateurs (pour autoriser ou restreindre l'accès à certains employés) ;


• des outils statistiques, pour un suivi de performances capital ;


• un mode hors-ligne, pour encaisser sans connexion requise. ;

Vous pouvez consulter les avis sur Lightspeed, l'un des logiciels de caisse de référence du secteur de la restauration, pour constater qu'il regroupe l'ensemble de ces fonctionnalités, et d'autres, pour une solution des plus complètes.

Le suivi client

Le suivi client revêt désormais une importance toute particulière quand on est à la tête d'un restaurant. En personnalisant le service en fonction des préférences de vos habitués et en tenant compte des requêtes éventuelles des membres d'une tablée (« Puis-je avoir ma salade sans sauce ? » « J'aimerais des frites à la place de mes haricots », etc.), vous soignez votre image et en même temps, votre E-réputation, en évitant les commentaires négatifs qui peuvent causer de sacrés dommages.

Avec un logiciel de caisse, vous aurez une trace de toutes les commandes et surtout, vous pourrez créer une base clients, avec une fiche personnelle pour chacun. D'un simple coup d'œil, vous accéderez à ses statistiques de visite, son produit favori, l'addition moyenne, et vous pourrez même laisser des notes pour personnaliser la visite de chacun. C'est un aspect à ne jamais négliger, qui peut conduire à une augmentation de votre chiffre d'affaires.

La prise en main et l'interface

Vous et vos employés utiliserez ce logiciel de caisse en permanence et il doit donc être facile à prendre en main, par tous. Cela passe par une interface bien pensée, qui témoigne d'une vraie expertise dans les métiers de la restauration, afin de répondre à tous les besoins le plus rapidement possible.

Le tactile est en vogue et il présente évidemment de gros avantages. En outre, on apprécie les logiciels personnalisables, qui permettent d'organiser les différentes sections affichées à l'écran, selon des préférences personnelles et/ou des besoins particuliers propres à chaque secteur.

L'intégration d'autres logiciels

Les professionnels qui souhaitent centraliser la gestion de leur établissement devraient s'orienter vers un logiciel de caisse capable d'intégrer d'autres logiciels. En associant des outils de réservation, des solutions pour passer des commandes, voire les logiciels utiles à la gestion du personnel et de son planning, on dispose d'un programme complet pour tout contrôler.

Cela permet de gagner du temps, de minimiser les risques d'erreurs (de stock, de commande, de facturation...) et de faciliter la communication entre les divers membres du personnel qui pourront, via cette plateforme complète, retrouver des informations utiles.

La bonne certification

La loi oblige les professionnels à utiliser un logiciel satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle par l'administration fiscale, pour lutter contre les fraudes fiscales. Il faut donc absolument que le logiciel de caisse choisi soit doté de la certification NF525.

Celle-ci assure des conditions d'enregistrement et de traçabilité des transactions et les sécurisent. Sachez que tout contrevenant s'expose à une amende de 7 500 € par logiciel ou par caisse-enregistreuse non conforme.

Les coûts d'un logiciel de caisse

Les coûts sont variables selon les options intégrées ou non dans l'offre (écran tactile, terminal de paiement, imprimante à ticket, caisse-enregistreuse, etc.) et selon vos besoins, le type d'établissement, sa taille ou encore votre nombre de couverts moyen.

En général, les logiciels de caisse sont proposés sous forme d'abonnement mensuel ou annuel, auquel peuvent s'ajouter l'achat ou la location d'équipements, d'éventuels frais de transaction et divers coûts pour l'intégration de services tiers.

Comparez les offres et demandez des devis, pour avoir un aperçu précis des coûts dans votre situation. Gardez tout de même en tête qu'il est préférable de ne pas chercher à faire des économies sur cet élément capital pour le bon fonctionnement de votre établissement.